Organiser une réunion de famille réussie et sans stress

Pour organiser une réunion de famille sans stress ni tracas, prenez un soupçon de créativité, une pincée de planification et une grande cuillère d’énergie. En suivant nos conseils, vous obtiendrez une fête mémorable et vos meilleurs souvenirs de famille !

Planifier la réunion de famille à l’avance

L’anticipation est la clef du succès pour organiser une réunion de famille. Il faudra vous mettre au travail le plus tôt possible, au moins trois mois avant la date, voire plus si votre « petit » événement privé n’est pas si limité en nombre d’invités…

Préparer la liste des invités

La première question à se poser : qui est la famille ? Cela peut sembler évident mais si vous avez une grande famille, beaucoup de cousins, une nombreuse descendance… le nombre de participants pourrait vite passer de 20 à 200 personnes ! Souhaitez-vous organiser une réunion de famille avec les proches en ligne directe seulement (parents, grands-parents et petits-enfants) ou avec les grands-tantes éloignées ? Avez-vous envie d’une grande cousinade, incluant les cousins au deuxième degré, voire troisième degré ?

N’oubliez pas de compter les conjoints, partenaires et enfants des membres de votre famille parmi les invités.

Définir un budget

Peu importe que la fête soit modeste ou royale, organiser une réunion de famille demande du travail et peut coûter cher. Le budget que vous souhaitez y allouer détermine le nombre d’invités, le lieu, ou encore le menu et la déco. Vous pouvez établir un budget en répartissant les frais par catégorie : nourriture, boissons, location du lieu, du mobilier ou de la vaisselle, décoration, animation ou activité, cadeaux souvenirs, etc.

Autrefois, on faisait passer un chapeau pendant la réunion de famille, pour demander une petite contribution financière aux invités présents. Aujourd’hui, les « cagnottes » en ligne se démocratisent et vous pouvez envoyer un lien aux invités pour leur proposer de participer. Sinon, pour éviter de tout prendre en charge, pourquoi ne pas laisser les invités apporter les boissons ou les desserts par exemple ?

Choisir le lieu de réception

Le choix du lieu de l’évènement dépend bien sûr de votre budget et du nombre de personnes.

Chaque famille choisira le cadre qui lui plait selon ses conditions et ses priorités : intérieur ou extérieur, proche ou éloigné de la région où vit la majorité de la famille, avec ou sans l’option de restauration incluse, etc. Autre possibilité : choisir un lieu symbolique pour la famille, comme une maison de vacances ou le village originaire de vos aïeux. Et si vous avez suffisamment de place chez vous (ou chez un proche) pour recevoir, c’est encore moins de stress puisque vous connaissez déjà les lieux !

Fixer une date

L’été est souvent propice aux réunions de famille et aux cousinades, profitant de la période de vacances et de beau temps. Mais quelle que soit l’occasion ou la saison, trouver la date qui mettra tout le monde d’accord n’est pas une mince affaire ! Si vous le pouvez, un rapide sondage ou l’utilisation d’un calendrier partagé vous aidera à déterminer la meilleure date pour la majorité.

Mais une fois la date fixée, n’en changez pas… même si Tati Danielle insiste lourdement car cela ne lui convient pas !

Après la date, le timing. Selon le format de votre réunion de famille (barbecue, brunch, dîner, etc.), vous déterminez les horaires qui permettront aux participants venant de loin d’organiser leur déplacement.

Adopter un thème ou une ambiance

Imaginer un thème ou une ambiance est un excellent moyen de motiver les invités à participer et à se déplacer. Cela rend l’événement plus attrayant et vous ouvre le champ des possibles sur la nourriture, la décoration, les animations, etc.

Lancer les invitations

Vous connaissez précisément la date, le lieu et la liste des invités ? Il est temps de préparer les invitations ! Prévoyez une liste de diffusion par email, mais aussi par courrier voire par téléphone, notamment pour les anciens. Même si la plupart connaisse déjà le lieu et/ou la date, c’est l’occasion de transmettre toutes les informations pratiques et détaillées. L’invitation permet également de mettre en scène votre réunion de famille, à travers un thème, un code couleurs, un visuel particulier, ou tout simplement les dessins et collages de vos enfants, qui seront ravis de participer.

Pour une organisation familiale encore plus optimisée, créez un groupe privé (WhatsApp, Signal ou encore une app familiale…😉) qui vous garantira un bon moyen de communication.

Choisir le menu

Nourrir un grand nombre de personnes aux goûts aussi variés que leurs personnalités est peut-être l’une des parties les plus périlleuses de l’organisation familiale. Alors pour éviter le repas « à la carte », facilitez-vous la tâche. Choisissez par exemple le menu en fonction de votre thème. Quelles que soient vos spécificités culinaires, ne cherchez pas à impressionner Tati Danielle, ce n’est pas Top Chef ! Privilégiez les basiques que vous maîtrisez. Et si la cuisine n’est pas votre meilleur atout, pourquoi ne pas organiser un groupe avec d’autres membres de la famille pour préparer les plats ? Enfin si le budget vous le permet, il est parfois intéressant de faire appel à un traiteur pour l’ensemble ou une partie seulement du repas. Si l’avantage n’est pas financier, c’est un gain de temps et d’énergie.

Préparer la réunion de famille

C’est le moment de vous lancer dans les préparatifs, pour transformer l’évènement en fête réussie et souvenirs mémorables !

Préparer le repas

Une fois que le menu et les plats sont validés, la préparation du repas ne s’improvise pas ! Organiser une réunion de famille demande des préparatifs en cuisine. Les listes sont l’outil indispensable de toute organisation familiale pour ne rien oublier au moment de faire les courses.

Pensez aux astuces pratiques de l’organisation d’un repas de famille, comme la préparation à l’avance de plats ou de sauces faciles à congeler par exemple. Vous gagnerez du temps en cuisine le jour J.

Si vous misez sur un buffet d’été, les plats froids sont plus rapides et plus faciles à préparer. Les contributions culinaires de vos invités trouveront aussi facilement leur place.

Enfin, n’oubliez pas de prévoir le nécessaire pour les petites attentions en fin de repas, comme le café ou le digestif.

Décorer le lieu de réception

Grâce à votre créativité, organiser une réunion de famille sera plus amusant ! C’est le moment de décliner votre thème si vous en avez un et d’innover. Ballons, fleurs, guirlandes lumineuses, décoration de table, ou touche personnelle réalisée par les enfants, préparez les accessoires que vous aimez pour donner à votre événement une ambiance chaleureuse et conviviale.

Prévoir une animation ou des activités

Vous souhaitez organiser une réunion de famille qui séduira petits et grands ? Que vous soyez en intérieur ou en extérieur, il est possible de préparer des animations et des jeux qui créeront des jolis souvenirs… et des bons fous rires ! Projection de photos ou vidéos de la famille, olympiades, chorale ou concert maison, quizz sur l’histoire de la famille, tout le monde appréciera ces moments de détente. En extérieur, prévoyez aussi des ballons, des bulles, des raquettes, pour occuper les enfants… et pour plus de folie, pourquoi pas une chasse aux trésors !

Déléguer auprès de la famille

Organiser une réunion de famille sans assistance relève du niveau professionnel ! Si vous n’êtes pas un(e) pro de l’évènementiel, faites appel à la famille pour soutenir votre charge mentale. Nombreux sont les postes à déléguer, aussi bien à vos proches (enfants, conjoint) qu’aux moins proches (la fameuse Tati Danielle qui fait divinement bien les mini-pizzas !). Gardez la maîtrise de la répartition des tâches en fonction des invités volontaires, pour une meilleure organisation familiale. Décoration, boissons, photos, etc., vous déléguez, mais vous contrôlez !

Profiter de la réunion de famille le jour J… et après

Quand le jour J est enfin là, c’est le moment de relâcher la pression et de profiter pleinement de l’événement. Vous avez déjà passé trois mois voire plus à organiser une réunion de famille, il est temps d’en profiter !

Sachez d’ores et déjà qu’il y aura des imprévus (le chien chipera à manger), des tâches (les bisous chocolatés du neveu sur votre pantalon tout neuf), et peut-être même de la casse (un verre qui glisse des mains, une assiette mal empilée). Mais l’essentiel, c’est qu’à la fin de la fête, il ne vous reste que des bons souvenirs !

Pour vous aider à organiser votre calendrier, dresser vos listes et préparer vos événements familiaux, téléchargez vite l’appli Share(d) ! Partagez le planning, répartissez les tâches et gérez vos To Do-lists sur l’app familiale tout-en-un… en toute sérénité.